Giám sát nhân viên nhờ phần mềm quản lý email
David Blair, giám đốc điều hành của Examine Bones - một công ty chuyên nghiên cứu và theo dõi hoạt động văn phòng của các doanh nghiệp châu Âu, nói: “Trung bình mỗi nhân viên ngày nay nhận và gửi trung bình 20 email/ngày. Nội dung của các email không phải lúc nào cũng liên quan đến công việc. Có khi kèm theo đó là những hành động tiết lộ bí mật công ty”.
Và bởI vậy, các ông chủ doanh nghiệp rất muốn kiểm soát nhân viên bằng các chương trình quản lý email, tuy nhiên, họ luôn gặp sự phản đối từ nhiều ngườI, đặc biệt là từ các nhân viên của mình vì ngườI lao động cho rằng việc kiểm soát này có thể vi phạm bí mật cá nhân. Và để làm giảm nhẹ mức độ “vi phạm bí mật cá nhân”, các chuyên gia quản lý phảI nghĩ ra cách sử dụng các chương trình giám sát “nhẹ nhàng” hơn và ở một mức độ nhất định nào đó thôi.
Nhiều công ty châu Âu đã sử dụng phần mềm dướI dạng phiếu theo dõi số lượng e-mail đã được nhận và gửi đi trong ngày của nhân viên cùng nội dung của các email đó. Những email này sẽ được một máy chủ kiểm soát và phân tích nhằm vạch ra những gì liên quan đến công việc, những gì thuộc diện”bí mật cá nhân” và gửi đến cho nhà quản lý biết. Nhờ công cụ này, ngay cả những nhân viên thông minh nhất khi xoá đi các email cũng vẫn bị phát hiện. Còn một số công ty khác lại giới hạn dung lượng chứa email cá nhân.
Hãng Boeing chỉ cho phép nhân viên chứa 15 MB email cá nhân trong hộp thư của họ. Vượt quá giới hạn này, hệ thống đó sẽ không cho phép họ gửi thêm bất cứ một email nào. Epolicy Institute, một công ty chuyên về tư vấn kinh doanh, cho biết hiện nay 47% các công ty đã tiến hành việc giám sát nhân viên bằng hệ thống kiểm soát email. Có điều đây là chuyện khá “tế nhị” và người quản lý công việc này cũng có thể bị cấp trên giám sát. Còn theo tập đoàn công nghệ IDC thì trong năm 2003, nhiều công ty đã chi hàng trăm triệu đô la cho việc kiểm soát các email có định hướng nội dung, trong khi chi phí dành cho các phầm mềm chống virus đã lên tớI vài tỷ đô la. IDC dự đoán doanh số phần mềm kiểm soát email sẽ tăng lên 662 triệu USD vào năm 2006.
Giám sát nhân viên nhờ các máy photocopy và máy fax thế hệ mới
Ngày nay, tại nhiều doanh nghiệp, các nhân viên vẫn có thói quen sử dụng “đồ chùa” vào mục đích cá nhân: sao chép các tài liệu mật hoặc gưỉI thư bằng máy photocopy hay máy fax. Đề giám sát hoạt động này, nhiều nhà sản xuất công nghệ giám sát nhân viên đã phải vào cuộc.
Nhiều máy photocopy và máy fax thế hệ mới đã ra đời vừa phục vụ công việc văn phòng vừa đảm bảo công việc giám sát hiệu quả của nhà quản lý khi lưu giữ mọi hoạt động vào bộ nhớ máy tính. Những thông tin này sẽ được chuyển đến máy chủ của nhà quản lý về số lần sử dụng máy của một nhân viên hoặc nội dung các văn bản tài liệu…
Hiện nay, thị trường máy photocopy và máy fax thế hệ mới này đang phát triển rất nhanh và được nhiều công ty sử dụng. Riêng trong năm 2003, máy photocopy thế hệ mới Incop của hãng Webexpert có chức năng lưu giữ thông tin đã được tiêu thụ gần 400.000 chiếc, tăng 20% so với năm trước đó.
Giám sát nhân viên nhờ thẻ điện tử
”Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ thẻ điện tử, toàn bộ hoạt động của nhân viên sẽ nằm gọn trong một chiếc thẻ nhỏ gọn” , Tony Sonee, giám đốc tập đoàn công nghệ Intel khu vực châu Á Thái Bình Dương nói. Nhiều công ty đã bắt đầu thử nghiệm biện pháp quản lý mới này bằng việc trang bị cho mỗi nhân viên một chiếc thẻ điện tử.
Mọi hoạt đông văn phòng, từ việc đi làm, photocopy, truy cập web, sử dụng máy tính đều cần đến các mật mã của chiếc thẻ này. Qua đó, mọi hoạt động của nhân viên không thoát khỏi tầm phạm vi của thẻ điện tử. Công ty công nghệ Pint Pont còn tiến xa hơn trong việc quản lý nhân viên bằng thẻ điện tử cá nhân. Hãng đã cho thử nghiệm việc cài đặt những hộp đen nhỏ cỡ bao diêm bên trong các phòng làm việc, hành lang đi lại, căngtin, nhà để xe…
Từ hộp đen, một máy thu sẽ thu sóng điện tử phát ra từ các thẻ và báo về trung tâm kiểm soát mọi sự di chuyển của các nhân viên. Fernado Armadi, giám đốc Pint Pont cho biết trong tương lai, hãng sẽ áp dụng một loại thẻ mới có thể ghi nhận thời gian nghỉ việc trong giờ làm việc của các nhân viên.
Giám sát nhân viên nhờ công nghệ GPS
Trong trường hợp bị giám sát chặt chẽ ở văn phòng làm việc, nhiều nhân viên có thể lợi dụng những lần đi công tác ra bên ngoài để làm những việc mang tính chất cá nhân. Đối với các nhà quản lý, để ngay cả khi đi ra ngoài văn phòng, các nhân viên cũng khó xao nhãng công việc, họ đã cậy nhờ đến công nghệ GPS.
Từ một máy tính cá nhân, các nhà quản lý có thể biết được chính xác vị trí địa lý của nhân viên thông qua các thiết bị tìm kiếm thông minh sử dụng hệ thống định vị toàn cầu GPS. Vị trí của nhân viên sẽ hiện chính xác trên một bản đồ kĩ thuật số. Với các module GPS cùng nhiều modem riêng biệt, những thiết bị này sẽ “trói chặt” nhân viên. Vị trí nhân viên sẽ được cập nhật liên tục cứ 6 giây một lần.
Ngoài ra, vị trí của nhân viên có thể hiện trên màn hình theo các cấp độ khác nhau, từ vị trí của một quốc gia cho đến từng con phố cụ thể. Hãng điện thoại Nokia đã đi tiên phong khi cung cấp cho các nhân viên của mình điện thoại di động có gắn hệ thống GPS để xác định vị trị của nhân viên ở bất cứ nơi nào.
Còn hãng vận tải Transport American của Mỹ thì cho gắn vào tất cả các xe ôtô của nhân viên mình những con chip GPS nhỏ có thể giúp tính toán cự ly vẫn chuyển hợp ý cũng như thời gian di chuyển sao cho máu chóng và hiệu quả nhất. Các nhà quản lý của Transport American chỉ cần ngồi ở văn phòng cũng có thể giám sát công việc của toàn bộ các nhân viên lái xe của mình. Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân viên đang từng bước giữ vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng quản lý trên toàn thế giới trong thời gian gần đây.
“Ngày nay, công nghệ thông tin đã đi sâu vào những hoạt động tưởng chừng như nhỏ bé nhất. Bạn sẽ không thể quản lý nhân viên được được nếu thiếu chúng. Và các nhân viên cũng sẽ không thể thoát khỏi sự kiểm soát của những công nghệ này” John Chamber, giám đốc điều hành của Cisco , nói. Và chắc chắn sự thật sẽ là như vậy, tiến xa hơn vào thể kỷ 21, “số phận” của các nhân viên sẽ bị gắn chặt vào các thiết bị điện tử thông minh.
Tổng hợp từ Business World